Pitney Bowes DM225 Bedienungsanleitung

Operating Guide

Digital Mailing System

Models

DM225 and DM300

Contents

ABOUT THIS GUIDE

These instructions assume that your Digital Mailing System has already been

installed by yourself, using the Quick Install Guide supplied.

Used after initial installation, this Guide will act as a ‘refresher’ and provide

additional information on operating techniques.

Later, it will act as a reference when you wish to perform an operation which is

only carried out occasionally (such as changing the meter setup etc.).

1. INTRODUCTION

Gives basic details of your new system, important safety information and acquaints you

with the different parts of the system…

About your new system … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 1-1

Safety and Compliance … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 1-2

Machine Identification … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 1-4

2. OPERATION

Explains how to perform the meter functions you’ll use most often…

About this Chapter … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 2-1

Operating Checklist … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 2-1

Unlocking and Locking the Meter … … … … … … … … … … … … … … … … … 2-1

Error Messages … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 2-1

Sleep Mode … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 2-2

Ready Screen … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 2-2

Checking Funds Available … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 2-2

Checking/Setting the Date … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 2-3

Selecting an Advertising Slogan … … … … … … … … … … … … … … … … … 2-3

Selecting an Account … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 2-4

Selecting a Value … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 2-4

Printing Postage … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 2-6

Printing Tapes … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 2-7

Account/Batch Totals … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 2-8

Postage Meter Information … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 2-9

Contents

3. CONFIGURING YOUR SYSTEM

Shows you how to setup the system to suit your own mailing operation…

The Options Key … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-1

Navigating the Menus … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-1

The Menu Structure … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-3

Menu Options:

Postage Mode … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-4

Seal Only … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-4

Ink Functions … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-4

Maintenance (Purging the Print Head) … … … … … … … … … … … … … 3-4

Print Test … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-5

Fill Ink Reservoir … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-5

Reports … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-6

Meter Setup Report … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-6

Refill Summary … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …3-6

Account Reports … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-7

Detailed Report … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-7

Summary Report … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-8

Configuration Report … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-8

Error Report … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-8

Setup Menu … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-9

Basic Settings … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …3-9

Display Contrast … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-9

Low Funds Warning … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-10

High Value Warning … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-10

Refill Setup … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-10

Default Refill Amount … … … … … … … … … … … … … … … … 3-11

Refill Mode … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-11

Dialling Prefix … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-12

PB Phone Number … … … … … … … … … … … … … … … … 3-12

PB Account Number … … … … … … … … … … … … … … … … 3-13

Modem Type … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-13

Print Position … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-14

Lock Code … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-14

Supervisor Password … … … … … … … … … … … … … … … … 3-15

Time of Day … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-15

British Summer Time (BST) … … … … … … … … … … … … … … 3-16

Meter Clock Time … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-16

Presets – normal/custom … … … … … … … … … … … … … … … … 3-16

Edit Normal Preset … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-17

Edit Custom Preset … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-18

Delete Custom Preset … … … … … … … … … … … … … … … … 3-19

iii

Contents

Accounting Setup … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-19

Enable/Disable Account … … … … … … … … … … … … … … … 3-20

Create Account … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-21

Delete Account … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-22

Change Account … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-22

Clear All Accounts … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-23

Enable Passwords … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-23

Enable Clear Individual Accounts … … … … … … … … … … … … 3-24

Meter Graphics … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-24

New Ad … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-25

New Town Circle … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-26

Advanced Functions … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-26

Enable Features … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-27

Scale/Printer Cfg … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-27

Replace Print Head … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-28

Tape Calibration … … … … … … … … … … … … … … … … … … 3-28

4. ADDING POSTAGE

Tells you about the Pitney Bowes Postage by Phone system and how to refill your meter

with postage funds…

About the Postage by Phone System … … … … … … … … … … … … … … … … 4-1

Types of Refill … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 4-1

Connecting to a Telephone Line … … … … … … … … … … … … … … … … … 4-2

Checking your Postage by Phone Account Balance … … … … … … … … … … … 4-3

Performing an Auto-Refill … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 4-4

Performing a Contingency Refill … … … … … … … … … … … … … … … … … 4-5

Refitting the Postage Meter … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 4-6

5. MAINTENANCE

Explains how to refill your system with ‘consumables’ and how to maintain the moistener

unit…

Filling the Moistener … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 5-1

Maintaining the Moistener … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 5-1

Loading the Tape Strip Feeder … … … … … … … … … … … … … … … … … … 5-3

Replacing the Ink Cartridge … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 5-4

Contents

6. PROBLEMS?

Tells you what to do if things go wrong…

Getting Help … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 6-1

Power Problems … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 6-2

Envelope Feeding Problems … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 6-2

Tape Feeding Problems … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 6-3

Printing Problems … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 6-4

Display Problems … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 6-4

Moistening Problems … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 6-5

Refill Problems … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 6-6

Display Messages … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 6-7

Blink Codes … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 6-12

7. REFERENCE

Gives information on functions you may only need occasionally…

Specifications … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 7-1

Supplies and Accessories … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 7-2

Options … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 7-3

Changing Address? … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 7-3

Hints and Tips (to ensure optimum performance) … … … … … … … … … … … … 7-4

1-1

Introduction

1. INTRODUCTION

About your new system

Your new DM225/DM300 is a full-featured, programmable postage system that

lets you tailor its operation to your own unique requirements.

Your system comprises of a Postage Meter, which holds your postage and

accounting information and a Mailing Machine which transports and prints your

envelopes/tapes with postage.

The DM300 system uses the Model F9MM Mailing Machine which offers a

postage tape facility and envelope moistening. The DM225 system uses the

F8MM Mailing Machine which is slightly slower and does not offer postage tapes

or moistening. Both systems use the same Model F921 Postage Meter.

The system’s advanced features include:

• Space-saving, compact footprint

• ENERGY STAR®compliant design lowers operating costs and helps

preserve the environment

• Large, easy-to-read graphic display shows the meter’s status and prompts

you through all setup operations

• Easily removable meter

• Automatic date advance

• Daily piece count printing

• Keyboard selectable ads (slogans)

• Easy addition of optional ad slogans

• Convenient, one-button funds refill via Postage by Phone

• Ink jet printing provides clear, crisp meter imprints

• Versatile accounting feature stores postage costs for 10 (standard) or up to

100 (optional) departmental accounts

• Password protection limits access to authorised personnel

• Standard moistener (DM300 only) offers seal and no-seal options

• Built-in tape strip feeder holds 50 self-adhesive tapes (DM300 only)

• Communications port for an optional Pitney Bowes ‘N’ Series electronic

scale or other external device

• Report printing capability provides hard-copy records

1-2

Introduction

Safety and Compliance

Mains Connection

In most countries your system is supplied with a moulded mains lead and plug. In

other countries, or if the supplied lead is not used, the following information

applies:

1. An approved mains lead for the country concerned must be used.

2. As the colours of the wires in the mains lead of this equipment may not

correspond with the coloured markings identifying the terminals in your plug,

proceed as follows:

- The wire which is coloured green and yellow must be connected to the

terminal in the plug which is marked with the letter “E” or by the earth symbol

bbbor coloured green or green and yellow.

- The wire which is coloured blue must be connected to the terminal which is

marked with the letter “N” or coloured black.

- The wire which is coloured brown must be connected to the terminal which is

marked with the letter “L” or coloured red.

3. The wires in the supplied mains lead are coloured in accordance with the

following code:

Green and Yellow - Earth

Blue - Neutral

Brown - Live

WARNING:

THE DIGITAL MAILING SYSTEM MUST BE EARTHED

The socket outlet should be near to the equipment

and should be easily accessible.

Do not route the power cord over sharp edges or trap it

between pieces of furniture.

Make sure there is no strain on the power cord.

In case of an ink spill, leaking ink, or excessive ink accumulation,

immediately disconnect power cord from wall plug

and call your Pitney Bowes office for assistance.

1-3

Introduction

General

To comply with health and safety standards, operators must observe all local

standard safety precautions relating to the operation of office equipment. In

particular DO NOT remove covers from the machine.

Keep fingers, long hair, jewellery and loose clothing away from moving parts at all

times.

In order to comply with Post Office regulations, DO NOT tamper in any way with

Post Office seals.

Compliance

This is a Class A product. In a domestic environment this product may cause

interference in which case the user may be required to take adequate measures.

In order to comply with Class A limits, the power cord must be 3 metres in length.

Pitney Bowes certifies that the F921 Postage Meter, F8MM Mailing

Machine and F9MM Mailing Machine complies with the essential

requirements of the Low Voltage Directive 73/23/EEC, EMC Directive

89/336/EEC and the R&TTE Directive 1999/5/EC.

The F8XX and F9XX series Postage Meters have been designed to work

on all Pan-European Analogue Telecommunication Networks.

For a formal Declaration of Conformity please contact Compliance

Engineering on +44 (0)1279 426731.

1-4

Introduction

1 2

789

Machine Identification

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